KUMPULAN MAKALAH - Makalah Pentingnya Administrasi Pendidikan

KUMPULAN MAKALAH - Peran Administrasi Bisnis Dalam Pembangunan Bangsa

PERAN ADMINISTRASI BISNIS DALAM PEMBANGUNAN BANGSA

Studi administrasi bisnis bukan merupakan suatu bidang yang baru, melainkan telah dikenal sejak lama; dahulu barangkali masih dinamakan administrasi niaga. Akan tetapi, posisi ilmu administrasi bisnis dewasa ini kerap menjadi rancu, seolah-olah terjadi over-lapping dengan ilmu manajamen. Inilah tema yang ingin dikupas dalam tulisan singkat ini. Ini penting untuk dipahami, agar kita dapat melihat dengan lebih jelas dimana sebenarnya posisi administrasi bisnis itu sendiri, dan dengan demikian dapat mendefinisikan domain atau wilayah kajian yang sebenarnya dari disiplin ilmu ini.


Selain itu, secara praktis, ini berimplikasi kepada perumusan gagasan-gagasan yang lebih tajam dan inovatif, dimana administrasi bisnis perlu mengembangkan pemikiran yang sesuai dengan bidang kajiannya, yakni memberikan kerangka ilmiah kepada aktivitas bisnis yang berkembang di masyarakat. Ini penting sebagai bentuk sumbangan nyata dunia akademis kepada masyarakat.

Administrasi dan Manajemen

Mengapa harus dibedakan antara administrasi dan manajemen? Tentu saja, karena pada hakekatnya keduanya adalah bidang yang terpisah dan memiliki fokus penerapan yang berbeda pula pada level praktek. Kedua hal ini diperlukan dalam mengelola organisasi, termasuk di bidang bisnis, karena masing-masing menyumbangkan peran tersendiri. Namun, sekali lagi, administrasi dan manajemen adalah dua hal yang berbeda. Untuk organisasi-organisasi bisnis kita dapat menerapkan pembedaan berikut ini:

Administration is the function of industry concerned with the determination of corporate policy, co-ordination of production, finance and distribution, the settlement of the compass of the organization and the ultimate control of the executive… Management is the function of industry concerned with the carrying out of policy within the limits set up by administration and the employment of the organization for particular objects set before it (Sheldon, 1924; Urwick, 1929, 115-116; Dunsire, 1973, 43).

Jadi, dalam organisasi bisnis, administrasi adalah fungsi industri yang berkaitan dengan penetapan kebijakan perusahaan, koordinasi produksi, keuangan dan distribusi, penentuan arah organisasi dan kontrol tertinggi eksekutif. Singkatnya, administrasi bertugas menentukan setting bagi perusahaan untuk bergerak maju. Sementara, manajemen adalah fungsi dari organisasi yang bertugas melaksanakan kebijakan dalam batas-batas yang ditetapkan administrasi dan menggerakkan sumberdaya organisasi ke arah tujuan-tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pemahaman terhadap perbedaan yang mendasar antara administrasi dan manajemen ini, bukan sekedar upaya untuk membedakan satu bidang ilmu dengan bidang ilmu lain yang secara kebetulan memiliki kemiripan. Di dalam perbedaan tersebut terdapat konsekuensi praktis maupun teoritis, sehingga perlu dicermati untuk menghindari kerancuan antara satu bidang ilmu dengan bidang ilmu lainnya.

Salah satu contoh lain, kita dapat melihat perbedaan berikut ini:

• In business, administration consists of the performance of business operations and thus the making or implementing of major decisions. Administration can be defined as the universal process of organizing people and resources efficiently so as to direct activities toward common goals and objectives.

• In some organisational analyses, management is viewed as a subset of administration, specifically associated with the technical and mundane elements within an organization's operation. It stands distinct from executive or strategic work. (WIKIPEDIA DICTIONARWIKIPEDIA DICTIONARY)

Di sini dapat dicermati adanya pemisahan yang jelas antara fungsi administrasi dan fungsi manajemen dalam bisnis. Bahwa dalam bidang bisnis, administrasi adalah mencakup penyelenggaraan operasi-operasi bisnis, yakni membuat dan mengimplementasikan keputusan-keputusan besar (major decision) bagi organisasi.

Sebaliknya, manajemen dapat dipandang adalah bagian (subset) atau perpanjangan tangan administrasi, khususnya berkaitan dengan unsur-unsur teknis dan keseharian di dalam operasi organisasi. Manajemen berdiri terpisah dari tugas eksekutif dan strategik yang merupakan tugas pokok administrasi. Oleh karena itu, administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu proses universal yang mengorganisasikan manusia dan sumberdaya secara efisien, sedemikian rupa sehingga mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi kepada sasaran-sasaran dan tujuan bersama.

Kita dapat memahami bahwa di tingkat praktek barangkali akan sulit menarik garis pemisah yang tegas antara administrasi dan manajemen. Kedua-duanya difungsikan untuk menggerakkan organisasi mencapai tujuan-tujuannya, dan kedua-duanya dimaksudkan untuk mengelola sumberdaya organisasi (baik faktor manusia maupun material) sebaikbaiknya. Seolah-olah keduanya berbaur menjadi satu pada level praktek. Namun, setidaktidaknya perbedaan ini harus diperlihatkan dengan jelas pada level teoritik atau kajian keilmuan. Ini dimaksudkan agar tidak terjadi kerancuan atau salah menempatkan posisi bidang ilmu.

Hodgkinson (1978: 5) sangat perhatian terhadap persilangan posisi ini. Ia mendefinisikan administrasi sebagai: ”those aspects dealing more with the formulation of purspose, the value-laden issues, and the human component of organizations”. Sementara manajemen diartikan, “those aspects wich more routine, definitive, programmatic, and susceptible to quantitative methods.” Jadi, administrasi adalah aspek-aspek yang lebih berurusan dengan penetapan arah organisasi, sementara manajemen mengurusi bagaimana mencapai arah yang telah ditetapkan tersebut. Oleh karena itu Hodgkinson meletakkan administrasi pada level atas (para pengambil keputusan tertinggi dalam organisasi), sementara manajemen ada pada level menengah-bawah.

Administrasi berorientasi pada tujuan (end-oriented) sementara manajemen berorientasi pada sarana atau cara (means-oriented). Dia mengutip pula Herbet A. Simon (1957), yang dalam bukunya Administrative Behavior mendefinisikan adminsitrasi secara amat simpel sebagai “the art of getting things done”. Kendati ringkas, namun pengertian ini memadai karena menekankan administrasi sebagai seni (art), sementara manajemen lebih dekat kepada teknis (science). Sampai di sini kita bisa menarik sebuah kesimpulan, bahwa titik-berat ilmu administrasi bisnis adalah memimpin bisnis, dalam arti menetapkan arah dan mengelola proses organisasi secara makro untuk mendapatkan hasil yang seoptimal mungkin dari sumberdaya yang ada.

Kemampuan seorang administrator bisnis bukan semata-mata diukur dari seberapa efisien dan efektif ia memimpin, melainkan pertanyaan yang lebih mendasar: apakah arah kepemimpinannya akan membawa suatu bisnis ke arah yang tepat, atau tidak? Apakah ia mampu menggunakan seni kepemimpinannya untuk menggerakan unsur manusia dalam organisasi, atau tidak? Apakah ia mampu merefleksikan posisi organisasi di dalam lingkungan operasionalnya dan menetapkan strategi yang tepat, atau tidak? Singkatnya, semua ini adalah ukuran-ukuran kualitatif dari suatu proses bisnis. Sementara seorang manajer tidak dituntut demikian, melainkan lebih pada pertanggung-jawaban terhadap penggunaan sumberdaya secara efektif dan efisien.

Dengan kata lain, alat ukurnya adalah metode kuantitatif. Apa implikasi dari perbedaan tugas dan tanggung-jawab tersebut? Jika dilihat dari sudut-pandang keilmuan, berarti mereka yang mempelajari ilmu administrasi bisnis harus mengenal dan menguasai hal-hal yang diperlukan oleh seorang administrator dalam mengelola bisnis. Tentu saja, perangkat-perangkat teknis yang diperlukan untuk menjalankan organisasi bisnis perlu dikuasai, yang dalam hal ini adalah ilmu manajemen bisnis. Namun yang lebih mendasar, bahwa pengelolaan bisnis di tangan seorang administrator membutuhkan pula pemahaman terhadap kepemimpinan, pengambilan keputusan, dan penentuan strategi organisasi. Inilah fokus perhatian yang tidak boleh ditinggalkan atau dilupakan dalam mempelajari administrasi bisnis.


Profil Entrepreneurship

Kalau kita sepakat bahwa administrasi bergerak pada upper level dan terutama bersifat kebijakan, dan bahwa tugas dan fungsi administrator dalam bisnis adalah pada level strategik dan outward-looking, maka gagasan ini membawa kita pada premis berikutnya: bahwa “adminsitrator tidak lain adalah seorang pemimpin”. Dan, jika dipahami dari perspektif bisnis, seorang pemimpin dibedakan dari manajer adalah dari aspek visi dan jiwa entrepreneurship.

Seorang pemimpin bisnis tidak akan membawa manfaat yang berarti bagi organisasi bisnis yang dikelolanya, kecuali ia memiliki semangat entrepreneurship yang tinggi. Dia harus memiliki wawasan atau horizon pandangan yang luas, berani mengambil keputusan yang sulit atau melawan arus, melihat jauh ke depan, dan tentu saja harus kaya dengan ide-ide orisinil dan segar. Tanpa kemampuan dan daya inovatif yang kuat, seorang pemimpin bisnis akan tertinggal dalam persaingan, dan tidak mampu membaca atau melihat peluang yang tersedia pada market. Organisasinya akan berada pada urutan belakang, atau sekedar pengekor dari yang sudah ada.


Warren Bennis (1989), On Becoming a Leader, menjelaskan perbedaan manajer dan leader sebagai berikut:

1. Tugas manajer mengelola, tugas pemimpin melakukan inovasi
2. Manajer adalah copy, pemimpin adalah orisinal
3. Manajer berfokus sistem dan struktur organisasi; pemimpin berfokus pada unsur manusia ( people )
4. Manajer menitik-beratkan kontrol; pemimpin menekankan kepercayaan (trust)
5. Manajer mengambil sudut pandang jangka pendek, pemimpin melihat perspektif jangka panjang.
6. Manajer memperhatikan ke dalam dan tugas keseharian (bottom-line); pemimpin melihat keluar dan mencari visi ( horizon )
7. Manajer cenderung meniru (imitates); pemimpin membuat hal baru (originates)
8. Manajer menerima status quo; pemimpin menantang status quo administrator membutuhkan pula pemahaman terhadap kepemimpinan, pengambilan keputusan, dan penentuan strategi organisasi. Inilah fokus perhatian yang tidak boleh ditinggalkan atau dilupakan dalam mempelajari administrasi bisnis.
9. Manajer adalah pelaksana yang baik (classic good soldier); pemimpin adalah pribadi tersendiri.

10. Manajer memikirkan bagaimana melakukan hal-hal secara benar (does things right);

Pada tataran ideal inilah seharusnya mereka yang mempelajari administrasi bisnis menempatkan dirinya. Pemahaman yang mendalam mengenai apa dan siapa itu entrepreneur merupakan dasar dalam memahami kajian administrasi bisnis. Termasuk di sini barangkali salah-paham yang kerap terjadi ketika orang mendengar kata ”wiraswasta” atau ”wirausahawan”, dan membayangkan sosok seorang pengusaha kecil yang bergelut dengan kegiatan-kegiatan bisnis berskala minimal, katakanlah UKM (Usaha Kecil dan Menengah). Pandangan ini tidak seratus persen salah, tapi dapat menyesatkan. Pada intinya, kewiraswastaan atau entreprenurship bukan masalah besar atau kecilnya usaha, melainkan pada karakteristik khusus yang menandai cirinya sebagai tipikal seorang pemimpin bisnis. Artinya, jika ia seorang wirausahawan sejati maka pada suatu ketika bisnis yang ia kembangkan pasti akan meningkat atau menanjak, dan tidak menutup kemungkinan mencapai skala besar.

Bill Gates barangkali salah satu sosok wirasuhawan kontemporer yang saat ini paling dikenal, karena terhitung telah menjadi orang terkaya di dunia (konon dia memulai bisnisnya dari ruang garasi). Tekad dan kegigihan seorang pemimpin bisnis inilah yang seharusnya menjadi ranah administrasi bisnis. Tentu saja, semua ini dalam konteks studi atau kajian akademis, bukan biografi atau sekedar cerita suka-duka seorang bisnisman mengembangkan usahanya. Jadi, titik-berat kepada pendalaman mengenai hakekat kewirasuhaan itulah yang perlu ditekankan, kendati tidak semua mereka yang belajar administrasi bisnis akan menjadi wirausaha. Ini sekedar untuk menekankan domain utama disiplin ilmu kita, yakni menekankan pada aspek adminsitrasi sebagai penentu atau leader dalam organisasi bisnis.


Pentingnya Ekonomi dalam Pembangunan

Mengapa persoalan di atas perlu dikemukakan secara terperinci, tidak lain adalah agar ilmu administrasi bisnis dapat menempati perannya yang sesuai dalam pembangunan bangsa. Kita secara jujur harus mengakui bahwa bangsa Indonesia masih sangat lemah pada aspek ini, yakni pengembangan jiwa entrepreneurship. Barangkali saat ini tidak sedikit orang yang berkeinginan atau telah pula mencoba untuk menjadi usahawan. Tidak sedikit pula di antara mereka yang sungguh-sungguh memiliki jiwa kewirausahaan. Artinya pada level praktek, kita barangkali tidak akan kekurangan stok entrepreneurship.

Namun, pada sisi lain, kita harus mengakui bahwa pemahaman keilmuan mengenai hal ini secara akademis masih sangat terbatas dikembangkan di Indonesia. Padahal tidak sedikit universitas atau akademi yang mengajarkan administrasi bisnis. Boleh jadi persoalannya adalah pada tataran konseptual sebagaimana diuraikan di atas. Jika perbedaan domain antara ilmu administrasi bisnis dan manajemen tidak dipahami secara tepat, maka tidak salah kalau konsep-konsep atau gagasan yang dikembangkan juga akan ikut terbawa keliru. Ini adalah semacam otokritik bagi kita bersama, yakni orang-orang yang bergerak di lapangan keilmuan administrasi bisnis.

Dengan perangkat-perangkat keilmuan yang tidak dikembangkan dengan proporsi yang sesuai dengan domain dari disiplin ilmu itu sendiri, akan sulit diharapkan suatu kemajuan ilmiah dalam aplikasi praktis ilmu administrasi bisnis itu sendiri. Pada gilirannya, kebutuhan masyarakat akan wawasan keilmuan yang dibutuhkan untuk mendukung dunia bisnis juga tidak terpenuhi dengan baik. Menurut Schumpeter (dalam Mintzberg et.al., 1998: 125-8), seorang entrepreneur tidak mesti seseorang yang menanamkan modal awal untuk membangun suatu usaha atau menemukan suatu produk baru yang menjanjikan peluang. Seorang entrepreneur adalah orang yang memiliki gagasan bisnis (business idea). Suatu gagasan barangkali kelihatan remeh atau sepele, namun di tangan seorang entrepreneur ia bisa menjadi sesuatu yang powerful, dan pada gilirannya mendatangkan keuntungan (profitable). Dalam mengelola usaha, dia tidak dibatasi oleh kalkulasi-kalkulasi teknis atau kuantifikasi, melainkan lebih mengandalkan intuisi, penilaian (judgment), kebijaksanaan (wisdom), pengalaman, dan pemahaman (insight).

Kreativitas mereka tidak dibatasi oleh cara-cara yang ada, melainkan mampu menemukan kombinasi-kombinasi baru yang menguntungkan, yang boleh jadi tidak dilihat orang sebelumnya. Dari penjelasan ini, kita bisa mengatakan bahwa akan sangat terbatas sumbangan ilmu administrasi bisnis bila ia terpaku pada aspek teknis dan pengelolaan operasional dan manajemen keseharian organisasi. Justru pada domain inilah ilmu ekonomi dan manajemen tidak banyak berbicara (Minztberg, 1998: 125), karena sudah melekat pada aspek-aspek operasional yang cukup rumit dalam dunia bisnis. Pada sisi ini, administrasi bisnis seharusnya masuk dan memberikan kontribusinya.

Jika dilihat dari perspektif makro, yakni pembangunan sebuah negara, maka kita tidak bisa memungkiri bahwa ekonomi merupakan tulang-punggung yang sangat penting. Indonesia kaya akan sumberdaya alam, jumlah penduduk, posisi geografis yang strategis di antara dua benua, dan lain-lain. Namun, tanpa pemahaman semangat kewirausahaan yang dilandasi oleh pengembangan keilmuan yang tepat di bidang administrasi bisnis, maka segenap potensi tersebut tidak akan bisa termanfaatkan dengan baik.

Dan, kita cukup melihat kepada tetangga kita yang kecil, yakni Singapura, sebagai sekedar perbandingan. Tanpa modal kekayaan alam dan luas wilayah yang relatif sangat kecil, negara tersebut mampu menempatkan diri di tengah-tengah persaingan global yang ketat. Bahkan untuk aspek turisme, kita harus berkaca kepada negara ini. Tanpa modal kekayaan panorama alam, ragam budaya, dan lain-lain yang berlimpah kita miliki, Singapura toh tetap mampu menarik para pelancong dari berbagai penjuru dunia.

Demikian pula untuk sektor-sektor jasa, yang mengandalkan kapasitas sumberdaya manusia terdidik, negara ini termasuk yang paling menguasai di wilayah Asia Tenggara. Tentu saja, ilmu administrasi bisnis bukan satu-satunya yang patut disalahkan untuk ketertinggalan kita ini. Banyak faktor yang berpengaruh dan dapat menjelaskan mengapa Indonesia tidak mampu membangun tulang-punggung perekonomian yang kokoh, khususnya di sektor riil. Akan tetapi, kita dapat mengatakan bahwa tanpa ilmu administrasi bisnis yang dikembangkan dengan baik, maka banyak persoalan dalam perekonomian kita yang tidak bisa terselesaikan sesuai harapan. Artinya, ini adalah tugas penting dari ilmu administrasi. Sinergi antara ilmu dan praktek diperlukan untuk memberikan hasil yang optimal dalam setiap usaha atau ikhtiar, apa pun itu jenisnya. Apalagi usaha bisnis.

Segala sesuatu harus diperhitungkan secara cermat, penuh perencanaan, dan mengandung konsekuensi langsung terhadap kelangsungan hidup organisasi. Kombinasi antara pengembangan ilmu dan praktek bisnis sangat diperlukan, agar potensi kewirausahaan yang ada di masyarakat mendapat topangan yang kuat dari kajian-kajian ilmiah di bidang administrasi bisnis. Ini sekedar untuk menggaris-bawahi, bahwa mereka yang menekuni ilmu administrasi bisnis tidak boleh hanya terbenam pada aspek-aspek teknikal dari manajemen pengelolaan organisasi bisnis. Harus ada wawasan yang lebih luas, dan mampu menempatkan konsep-konsep administrasi ke dalam konteks yang sesuai, yakni strategi dan tujuan organisasi. Dan dibalik semua itu, adalah adanya pemahaman terhadap hakekat jiwa kewirausahaan atau entrepreneurship sebagai tipikal kepemimpinan dalam dunia bisnis.


PENUTUP

Untuk pembangunan bangsa, barangkali tidak cukup kita hanya mengandalkan kemurahan hati alam. Harus ada tangan-tangan terampil yang mengolahnya. Dalam wacana dunia bisnis, ini berarti harus cukup tersedia ruang bagi muncul dan berkembangnya jiwa-jiwa wirausaha yang ulet. Namun, ini pun ternyata belum cukup. Harus tersedia pula kajian akademis atau dasar-dasar keilmuan yang kokoh untuk menopang aspek konseptual dari bagaimana sebuah bisnis dibangun dan dijalankan.

Peran ilmu administrasi bisnis adalah mengembangkan konsep-konsep dan dasar keilmuan tersebut, sedemikian rupa sehingga tidak saja aktivitas operasional perusahaan berjalan lancar dan efisien, namun sekaligus pula mendapat arah dan strategi yang tepat serta dipicu oleh semangat kepemimpinan bisnis yang berani mengambil resiko, mampu membaca peluang, dan terus melahirkan ideide kreatif dan segar. Apa yang telah dilakukan oleh kaum wirausaha di negeri kita tidak cukup dibiarkan berkembang secara alamiah, melainkan harus ditopang oleh dunia akademis, yang dalam hal ini tidak lain adalah ilmu administrasi bisnis.

Harus digaris-bawahi dalam catatan penutup ini, bahwa kewirausahaan atau entrepreneurship bukanlah satu-satunya tema sentral dalam administrasi bisnis. Ini hanya sebagian kecil dari suatu kerangka besar, yakni mengelola organisasi bisnis dari aspek penetapan kebijakan, strategi, dan orientasi organisasi serta pengelolaan aspek human. Mengapa hal ini sangat ditekankan dalam pembahasan ini, tidak lain suatu upaya untuk mencari relevansi keilmuan yang sesuai dengan situasi dan kondisi bangsa kita. Artinya, pada aspek inilah bangsa kita barangkali harus banyak belajar dan berbenah.

Mereka yang mendalami ilmu administrasi bisnis tentunya tidak akan terlepas dari aspek-aspek teknis manajemen organisasi bisnis. Seorang pemimpin bisnis tidak akan memiliki kompetensi yang cukup apabila dia tidak mengerti tentang detail-detail seperti keuangan, manajemen operasi, pemasaran, distribusi, hubungan supplier, pelayanan konsumen, dan lain sebagainya. Demikian pula mereka yang mempelajari ilmu administrasi bisnis, tentu harus memiliki dasar-dasar yang memadai pula untuk memahami aspek-aspek teknis tersebut. Hanya saja, mereka dibedakan dari rekan-rekannya yang mempelajari manajemen adalah dari konteks dan cara memahami aspek-aspek teknis tersebut.

Mereka harus membacanya dari sudut-pandang yang tepat, yakni perspektif seorang pengelola organisasi bisnis pada level penentu atau pengambil keputusan, bukan pelaksana atau manajer level menengah dan bawah. Jadi, upaya kita untuk melakukan reposisi terhadap domain ilmu administrasi bisnis bukan semata-mata pemikiran konseptual yang tidak ada relevansinya dengan praktek. Justru karena alasan-alasan praktikal yang telah diuraikan di atas, maka pendefinisian-ulang terhadap studi administrasi bisnis perlu segera dilakukan. Kalau tidak sekarang, kapan lagi?


DAFTAR PUSTAKA

Bennis, W. (1989), On Becoming a Leader, Reading, Mass.: Addison-Wesley.

Dunsire, A (1973), Administration: The Word and the Science, Oxford: Martin Robertson.

Hodgkinson, C (1978), Toward a Philosophy of Administration, Oxford: Basil Blackwell.

Mintzberg, H., Ahlstrand, B. dan Lampel, J (1998), Strategy Safary: A Guided Tour Through

Wilds of Strategic Management, New York: The Three Press.

Nanus, B. (1992), Visionary Leadership, San Fransisco, Calif: Jossey-Bass.

http://kumpulanmotivasi2.blogspot.com/

KUMPULAN MAKALAH - Perkembangan Ilmu Administrasi dan Manajemen

Perkembangan Ilmu Administrasi dan Manajemen, Dalam dunia pendidikan di indonesia, bidang studi administrasi pendidikan boleh dikatakan masih baru. Di negara-negara yang sudah maju, mulai berkembang dengan pesat sejak pertengahan pertama abad ke-20, terutama sejak berakhirnya dunia kedua, khususnya di negara kita indonesia, administrasi pendidikan baru di pekenalkan melalui beberapa ikip sejak tahun 1960-an dan baru masuk sebagai mata pelajaran dan mata ujian di sga/spg sejak tahun ajaran 1965/1966.

Oleh karena itu, tidak mengherankan jika para pendidik sendiri bayak yang belum dapat memahami berapa perlu dan pentingnya administrasi pendidikan itu dalam penyelengaraan dan pengembangan pendidikan itu sendiri sebagai ilmu terus mengalami perkembangan sesuai dengan perkembangan pendidikan di negara masing-masing.

Sebagai ilmu pengetahuan administrasi merupakan suatu fenomena masyarakat yang baru, karena baru timbul sebagai suatu cabang dari pada ilmu-ilmu sosial, termasuk perkembangannya di indonesia. Sekalipun administrasi sebagai ilmu pengetahuan yang baru berkembang di indonesia, dengan membawa perinsip-perinsip yang universal, akan tetapi dalam perkteknya harus diseduaikan dengan situasi kondisi indonesia dengan memperhatikan faktor-faktor yang mempunyai pengaruh (impack) terhadap perkembangan ilmu administrasi sebagai suatu disiplin ilmiah yang berdiri sendiri.

Pengembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan kemampuan administrasi (administratif capability), bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan pemerintah saja, tetapi juga sebagai organisasi-organisasi swasta, terutama dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional.

Setiap organisasi memiliki aktivitas-aktivitas pekerjaan tertentu dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Salah satu tugas tersebut dalam manajemen. Dalam organisasi bisnis dikenal antaralain manajemen pengangkut dan pengiriman, manajemen pembelian gudang, manajemen perencanaan, manajemen operasi, dan sebagainya. Dalam organisasi pendidikan macam-macam manajemen seperti itu tidak dikenal melainkan hanya ada sejenis manajemen yang bertingkat ialah manajemen tertinggi sampai dengan manajemen terdepan.

BAB II
PEMBAHASAN

A. Administrasi sebagai ilmu (science) dan seni (art).
Sebagai ilmu pengetahuan admiinistrasi merupakan suatu fenomena masyarakat yang baru, karena baru timbul sebagai sebagai suatu cabang dari pada ilmu-ilmu sosial termasuk perkembangan di indonesia. Sekalipun ilmu administrasi baru berkembang di indonesia, dengan membawa prinsip-perinsip yang universal, akan tetapi dalam prakteknya harus di sesuaikan dengan kondisi indonesia dengan memperhatikan faktor-faktor yang mempunyai pengaruh (impact) terhadaf perkembangan ilmu administrasi sebagai suatu disiplin ilmiah yang berdiri sendiri.

Pengembangan di bidang administrasi dalam rangka penigkatan kemampuan administratif (administrativ capability), bukan saja di peruntukan dalam lingkungan pemerintah saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta, terutama dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional. Administrasi sebagai ilmu pengetahuan termasuk kelompok ‘’appilied sciences’’ karena kemamfaatanya hanya ada apabila perinsip-perinsip, rumus-rumus dan dalil=dalilnya di terapkan mutu berbagai kehidupan berbangsa dan bernegara . Sedangkan administrasi dalam suatu peraktek atau sebagai suatu seni pada zaman modern sekarang ini merupakan peroses kegiatan yang perlu di kembangkan secara terus menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai suatu tujuan benar-benar dapat memegang peranan yang dapat di harapkan.

Administrasi sebagai seni pada hakekatnya timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia. Jelasnya semenjak manusia telah berbudaya, yaitu dengan mengembangkan ciptanya/akal pikirannya, rasanya/seninya, karsanya/kehendaknya dan adanya kerja sama antara 2 orang atau lebih telah merupakan unsur-unsur administrasi dalam kehidupan bersama/barmasyarakat. Oleh karena itu administrasi sebagai suatu seni sesungguhnya bukan merupakan hal yang baru, karena dengan adanya 2 manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, disana sudah terdapat administrasi, yaitu administrasi dalam praktek. Herbert A.Simon, misalnya, pernah mengatakan bahwa apabila ada 2 orang yang bekerjasama untuk menggulingkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan hanya oleh satu orang di antara mereka, di sana telah terdapat administrasi.

B. Administrasi sebagai sesuatu disiplin ilmiah.

Sejarah telah menunjukkan kepada kita bahwa sejak periode prasejarah dan periode sejarah, manusia telah menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi yang sekarang kita kenal, dan telah menerapkan dalam bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan, pengangkutan dan sebagainya, misalnya terlihat pada zaman Pemerintahan Kerajaan Mataram I, Majapahit dan Sriwijaya (di Indonesia), zaman Pemerintahan Kerajaan Mesir kuno, zaman Perintahan Kerajaan Tiongkok kuno dan sebagainya.

Bukti-bukti peningalan pada zaman tersebut berupa hasil kebudayaan yang sekarang masih dikagumi orang, yaitu candi borobudur, candi kalasan (indonesia). Piramid dari mesir dan pagar tembok raksasa dari tiongkok dll.

Berakhirnya perkembangan administrasi sebagai seni di tandai oleh lahirnya “gerakan manajemen ilmiah’’yang di pelopori oleh frederick w.taylor dari amerika serikat dan henry fayol dari perancis, pada akhir abad XIX dan di sini terdapat dua hal yang perlu di catat,yaitu:

1. Berakhirnya setatus administrasi sebagai seni semata-mata dan lahirnya administrasi dan manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan (disiplin baru) .
2. Berahirnya periode prasejarah dan periode sejarah manusia dalam perkembangan administrasi dan manajemen dan tibanya periode “zaman modern” yang dimulai sejak berahirnya abad yang lalu dan terus berkembang sampai sekarang dalam abad XX ini.

Perlu di tambahkan di sini bahwa setiap perkembangan ilmu administrasi yang telah dikemukakan di atas, maka pada waktu yang bersamaan timbul perkembangan-perkembangan mengenai substansi-substansi yang mengenai obyek penelitian dalam ilmu administrasi, misalnya : ilmu manajemen, ilmu aorganisasi, ilmu administrasi negara/ niaga, ilmu administrasi keuangan, kepegawaian, material dan lain-lain

Ilmu pengetahuan timbul dan berkembang oleh karna adanya kebutuhan yang nyata yang dirasakan oleh masyarakat terhadap sesuatu ilmu tertentu. Bagi negara-negara yang pada waktu sekarang ini digolongkan kepada ”negara yang sedang berkembang” (developing countries) dirasakan bahwa teori-teori dan prinsip-prinsip dari pada ilmu administrasi negara yang tradisional yang terutama dikembangkan di dunia barat, khususnya amerika srerikat, sudah tidak memadai terhadap kebutuhan bagi negara-negara yang sedang giat melakukan pembangunan. Oleh karena itu para ahli mulai mengalihkan pikiran, perhatiannya serta waktunya terhadap satu cabang ilmu administrasi yang relevan dengan negara-negara yang sedang berkembang, yaitu ilmu administrasi pembangunan.

C. Pelopor dan bapak ilmu administrasi

Kenyataan menunjukkan bahwa sebenarnya ilmu administrasi dan manajemen baru di kembangkan pada akhir abad ke-19, yaitu oleh henry fayol dari perancis dan frederick w.taylor dari amerika serikat. Oleh karena kedua orang tersebut telah mengembangkan ilmu administrasi/manajemen yang di angap moderen pada waktu itu, maka mereka di angap sebagai pelopor atau bapak ilmu administrasi/manajemen.

Adapun perbedaan dari pada analisanya ialah kalau H.fayol pendekatanya mendasarkan diri atas administrative manajement (manajemen administratif), sedangkan f.w.taylor karena pengalamannya mendasarkan analisanya atas operative manajemen (manajemen operatif) yang dimaksud dengan administrative manajement ialah suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai ketingkat pimpinan yang terbawah sekalipun, termasuk para pekerjanya. Sedangkan yang di maksud dengan operative manajement ialah pendekatan dari bawah ketingkat yang lebih atas. Titik beratnya ialah efisiensi dan produktivitas para pelaksananya yang terdapat di tingkat bawah.

D. Henry fayol (1841-1925)

Henry fayol adalah seorang insinyur bangsa perancis yang bekerja pada industri pertambangan. Berdasarkan analisanya ia menarik kesimpulan bahwa perinsip-prinsip pokok dari poada administarasi dapat diterapkan/dijalankan pada semua bentuk dari pada organisasi.

Menurut fayol administrasi merupakan bagian kegiatan dalam badan usaha. Badan usaha adalah yang melaksanakan ke arah suatu sasaran atau tujuan (obyektif) dengan usaha mendapatkan keuntungan yang oftimum dari semua sumber-sumber yang tersedia. Untuk mulaksanakan maksud tersebut diperlukan pekerjaan yang lancar dengan menerapkan ke-6 (enam) fungsi utama, dimana administrasi hanyalah salah satu fungsi kegiatan.

Adapun 6 (enam)fungsi/kegiatan itu ialah:

1. Kegiatan teknis (operations techniques), yaitu produksi, fabrikasi, pengolahan.
2. Kegiatan kommersial (operation commerciales), yaitu jual beli, tukar menukar.
3. Kegiatan finansial (operation financieres), yaitu mencari dan menggunakan uang/kapital.
4. Kegiatan keamanan (operetion de securite), yaitu perlindungan harta kekayaan dan orang.
5. Kegiatan akunting (operetion de comptabilite), yaitu imventaris, neraca, nilai harga, statistik.
6. Administrasi (operotion administratives), yaitu perencanaan, pengorganisasian, memimpin, penkoordinasian dan pengawasan.

Henry fayol mendefinisikan administrasi dalam 5 unsur (elemen)yaitu:

1. Untuk meramalkan (forecast) dan untuk merencanakan (planning/prevonyance)
2. Untuk mengorganisasi (organizing/organisation).
3. Untuk memimpin (commanding/comandement)
4. Untuk mengkoordinasi (coordinating/coordinatin).
5. Untuk mengawasi (controlling/controle)

E. Frederick W. Taylor (1856-1916)

Taylor sebagai seorang Sarjana Teknik yang bekerja pada suatu perusahaan baja di philadelpia mulai mengadakan penyelidikan-penyelidikan dalam rangka usahanya menungkatkan efisiensi perusahaan dan meningkatkan produktivitas para pekerja. Taylor memperhatikan bahwa efisiensi perusahaan tidak terlalu tinggi dan produktivitas buruh rendah karena terlalu banyak waktu dan gerak-gerik kaum buruh yang tidak produktif.

Pada tahun 1898 Taylor diminta oleh perusahaan pabrik baja bethlemen untuk memajukan perusahaan tersebut yang mengalami kemunduran. Taylor mempelajari pekerja-pekerja yang mengangkat besi batang yang harus di bawa dan diletakkan pada gerbong kereta api tiap besi batangan itu beratnya 92 pon (42 kg) setiap pekerja dapat mengangkut 12 ton (125 kwintal) sehari. Berdasarkan atas percobaan dan analisanya, ya sampai pada kesimpulan bahwa:

1. Tidak semua pekerja melakukan pekerjaannya sesuai dengan bakatnya, maka perlu diadakan pemilihan pekerja yang baik.
2. Setiap pekerja harus melakukan pekerjaannya sesuai dengan kemampuannya, maka perlu diadakan latihan daripada pekerja agar dapat diperbaiki metode pekerjaannya
3. Untuk menjaga produktivitas kerja yang baik maka perlu diadakan pembagian waktu bekerja dan waktu beristirahat.
4. Produktivitas kerja akan terjamin, apabila diadakan sistem standar dari pada hasil kerja dan sistem insentif

BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Pengembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan kemampuan administratif (administrative capability), bukansaja di peruntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta, terutama dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional.

Administrasi sebagai ilmu pengetahuan termasuk kelompok “appiliend sciences’’, karena kemanfaatannya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidipan bangsa dan negara.

http://kumpulanmotivasi2.blogspot.com/

KUMPULAN MAKALAH - Manajemen Sekolah Dalam Manajemen Inklusif

Latar Belakang

Upaya peningkatan mutu pendidikan di sekolah perlu didukung kemampuan manajerial Kepala Sekolah. Kepala Sekolah hendaknya berupaya untuk mendayagunakan sumber-sumber, baik personal maupun material, secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan pendidikan di sekolah secara optimal.

Manajemen sekolah akan efektif dan efisien apabila didukung oleh sumber daya manusia yang professional untuk mengoperasikan sekolah, kurikulum yang sesuai dengan tingkat perkembangan dan karakteristik siswa, kemampuan dan commitment (tanggung jawab terhadap tugas) tenaga kependidikan yang handal, sarana-prasarana yang memadai untuk mendukung kegiatan belajar-mengajar, dana yang cukup untuk menggaji staf sesuai dengan fungsinya, serta partisipasi masyarakat yang tinggi. Bila salah satu hal di atas tidak sesuai dengan yang diharapkan dan/atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya, maka efektivitas dan efisiensi pengelolaan sekolah kurang optimal.

Manajemen (berbasis) sekolah, memberikan kewenangan penuh kepada Kepala Sekolah untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi komponen-komponen pendidikan suatu sekolah, yang meliputi input siswa, kurikulum, tenaga kependidikan, sarana-prasarana, dana, manajemen, lingkungan, dan kegiatan belajar-mengajar.

Berkenaan dengan hal tersebut, perlu disusun Buku Manajemen Sekolah, yang menguraikan tentang berbagai hal yang perlu dilakukan oleh Kepala Sekolah dan Tenaga Kependidikan lainnya dalam rangka menyelenggarakan pendidikan inklusi secara efektif dan efisien.

Tujuan Penulisan Buku

Setelah membaca Buku Manajemen Sekolah, pembaca (terutama para Pembina dan Pelaksana Pendidikan di lapangan) diharapkan mampu melaksanakan manajemen sekolah inklusi secara efektif dan efisien.

KONSEPSI MANAJEMEN SEKOLAH

A. Pengertian

Istilah manajemen sekolah acapkali disandingkan dengan istilah administrasi sekolah. Berkaitan dengan itu, terdapat tiga pandangan berbeda; pertama, mengartikan administrasi lebih luas dari pada manajemen (manajemen merupakan inti dari administrasi); kedua, melihat manajemen lebih luas dari pada administrasi ( administrasi merupakan inti dari manajemen); dan ketiga yang menganggap bahwa manajemen identik dengan administrasi.

Dalam buku ini, istilah manajemen diartikan sama dengan istilah administrasi atau pengelolaan, yaitu segala usaha bersama untuk mendayagunakan sumber-sumber, baik personal maupun material, secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan pendidikan di sekolah secara optimal.

Berdasarkan fungsi pokoknya, istilah manajemen dan administrasi mempunyai fungsi yang sama, yaitu:

1. Merencanakan (planning),
2. Mengorganisasikan (organizing),
3. Mengarahkan (directing),
4. Mengkoordinasikan (coordinating),
5. Mengawasi (controlling), dan
6. Mengevaluasi (evaluation).

B. Ruang Lingkup

Manajemen (berbasis) sekolah, memberikan kewenangan penuh kepada pihak sekolah untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi komponen-komponen pendidikan sekolah yang bersangkutan.

Komponen-komponen tersebut meliputi:

1. Input siswa (kesiswaan),
2. Kurikulum,
3. Tenaga kependidikan,
4. Sarana-prasarana,
5. Dana,
6. Lingkungan (hubungan sekolah dengan masyarakat), dan.
7. Kegiatan belajar-mengajar, yang secara diagramatis seperti di bawah ini.
8. 
   

Gambar 1
Berbagai Komponen Pendidikan Yang Perlu Dikelola
Dalam Penyelenggaraan Pendidikan Inklusi

Komponen-komponen tersebut merupakan sub-sistem dalam sistem pendidikan (sistem pembelajaran). Bila terdapat perubahan pada salah satu sub-sistem (komponen), maka menuntut perubahan/ penyesuaian komponen lainnya.

Dalam hal ini, bila dalam suatu kelas terdapat perubahan pada input siswa, yakni tidak hanya menampung anak normal tetapi juga anak luar biasa, maka menuntut penyesuaian (modifikasi) pengelolaan kesiswaan, kurikulum (program pengajaran), tenaga kependidikan, sarana-prasarana, dana, lingkungan, serta kegiatan belajar-mengajar.

C. Prinsip Umum

1. Manajemen Sekolah bersifat praktis dan fleksibel, dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi dan situasi nyata di sekolah.
2. Manajemen Sekolah berfungsi sebagai sumber informasi bagi peningkatan pengelolaan pendidikan dan kegiatan belajar-mengajar.
3. Manajemen Sekolah dilaksanakan dengan suatu system mekanisme kerja yang menunjang realisasi pelaksanaan kurikulum.

D. Kriteria Manager Pendidikan

Dalam pelaksanaan manajemen, termasuk manajemen pendidikan/ sekolah, perlu seorang manajer/pemimpin/administrator yang berpandangan luas dan berkemampuan, baik dari segi pengetahuan, keterampilan, maupun sikap.

Seorang manajer/pemimpin/administrator pendidikan/sekolah diharapkan:

1. Memiliki pengetahuan tentang administrasi pendidikan/sekolah yang meliputi kegiatan mengatur: (a) kesiswaan, (b) kurikulum, (c) ketenagaan, (d) sarana-prasarana, (e) keuangan, (f) hubungan dengan masyarakat, (h) kegiatan belajar-mengajar.
2. Memiliki keterampilan dalam bidang: (a) perencanaan, (b) pengorganisasian, (c) pengarahan, (d) pengkoordinasian, (e) pengawasan, dan (f) penilaian pelaksanaan kegiatan yang ada di bawah tanggungjawabnya.
3. Memiliki sikap:

• Memahami dan melaksanakan kebijakan yang telah digariskan oleh pimpinan;
• Menghargai peraturan-peraturan serta melaksanakannya;
• Menghargai cara berpikir yang rasional, demokratis, dinamis, kreatif, dan terbuka terhadap pembaharuan pendidikan serta bersedia menerima kritik yang membangun; dan
• Saling mempercayai sebagai dasar dalam pembagian tugas.

http://kumpulanmotivasi2.blogspot.com/

KUMPULAN MAKALAH - Administrasi Pendidikan dan Penggunaan Teknologi Informasi sebagai Sarana Administrasi

Latar Belakang

Selama ini adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.

Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta.

Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administras pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. .Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus kapable

terhadap teknologi informasi saat ini.

Ruang lingkup pembahasan.

Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu adanya sebuah pembakuan format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format administrasi pendidikan yang dimaksudkan adalah mudah pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan data pendidikan pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format administrasi, sesuai kepentingan mereka.

Oleh karena itu dalam lingkup masalah ini, penmulis hanya membatasi dalam membahas:

1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan
2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

TINJAUAN TEORITIS

a. Pengertian Administrasi

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses sosial

Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam pengertian sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi dengan ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat..

b. Pengertian Tata Usaha

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha

• Ditinjau arai asal kata

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

• Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

• The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.


c, Pengertian Pelayanan

Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak

Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya.

Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain :

1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;
2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan
3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang jelas ;
4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang ;
5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi ;
6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan priba

PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

a. Pembahasan

Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta membandingkan dengan berbagai pengertian administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang administrasi data kependidikan di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga memudahkan dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswa yang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini setiap satuan pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan dan sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda. Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut kemampuan petugas pengelolanya.

Beberapa sekolah ada yang mengelola data administasii kependidikannya dengan program aplikasi Excel, Word dan Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan program aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada yang menggunakan My SQL. Demikian juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di sekolah. Ada petugas pengelola data administasii kependidikan dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan komputernya, tetapi juga ada yang berasal dari staf administrasi jurusan. Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi antar sekolah atau dalam rangka memberikan pelayanan informasi tentang data administasii kependidikan seperti data kelembagaan, kurikulum, peralatan maupun siswa dan keuangan.

Belum lagi kalau melayani institusi yang membutuhkan data administasii kependidikan sesuai dengan kepentingan mereka seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X” karena akan diberi beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya Dari pihak-pihak yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan seperti Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan disosialisasikan sistem pengelolaan data administasii kependidikan dan format data administasii kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun workshop. Akan tetapi kurang mendapat respon baik dari sekolahsekolah dengan berbagai alasan. Banyak sekolah yang kurang bersedia memanfaatkan sistem tersebut, karena harus entry data ulang, juga kurang kapable dengan kepentingan sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Tapanuli Tengah , tetapi untuk kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yang didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.

Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang menggunanan NISN sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa kelas III Dinas Pendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa kelas III telah mempunyaiu NISN, yang data administasii kependidikan sudah ada disana.

b. Kesimpulan

1. Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas akan kebutuhan data administasii kependidikan di sekolah yang bersangkutan, kepala masyarakat, sangat dibutuhkan adanya keseragaman format data administrasi kependidikan yang baku, yang mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya serta yang paling penting kapable dengan program aplikasi yang selama ini digunakan oleh sekolah yang bersangkutan. Sudah barang tentu format data harus lengkap, sehingga mampu memenuhi kebutuhan masyarakat penggunanya.
2. Disamping format data administasii kependidikan, juga sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang menggunakan progrtam aplikasi uyang sudah familier dengan petugas-petugas pengelolanya. Kalau memang secara teknis harus menggunakan program aplikasi lain, seharusnya ada semacam pendidikan atau pelatihan cara mengkonversi sebuah data administasii kependidikan dari program aplikasi yang digunakanb sekolah ke program aplikasi yang digunakan dalam sistem pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar pelatihan mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja..
3. Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannya sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang pembangunan pendidikan, maka yang paling penting adalah kejujuran dan kedisiplinan petugas pengelola/up date data di setiap satuan pendidikan.

DAFTAR PUSTAKA

Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha Usaha, Jakarta :Balai Pembinaan Administrasi, Akademi Administrasi Negara

Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan Umum. Universitas Terbuka,Jakarta

Ciptono F, 1997. Prinsip-prinsip Total Quality Service. Andi Offset.Yogyakarta

Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Bina Aksara. Jakarta

Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Gunung Agung. Jakarta

http://kumpulanmotivasi2.blogspot.com/

KUMPULAN MAKALAH - Konsep Organisasi, Administrasi dan Manajemen

Manusia adalah homo administratikus ( Siagian, 1990 ). Pernyataan ini berarti manusia adalah makhluk yang selalu malakukan kegiatan Administrasi. Didalam kehidupannya, manusia melakukan kegiatan untuk memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan manusia sangat beragam ditambah oleh kecenderungan manusia yang selalu tidak puas memaksa manusia untuk bekerja dan terus bekerja.

Naluri manusia sebagai makhluk sosial mendorong manusia untuk selalu bermasyarakat. Disamping itu, kondisi tiidak sempurna yang ada dalam diri Manusia memaksa manusia untuk selalu membutuhkan kehadiran manusia lain dalam kehidupannya. Kedua hal inilah yang mendasari terjadinya administrasi dalam kehidupan manusia.

DEFENISI ADMINISTRASI

1. Secara Etimologi

Kata Administrasi sudah sering kali kita dengar, tetapi dalam konotasi sempit yaitu kegiatan ketatausahaan. Administrasi yang sering di dengar di Indonesia berasal dari bahasa Inggris dan Belanda. Inggris yaitu berasal dari kata administration yang mempunyai asal kata dari bahasa latin ad dan ministrare yang berarti melayani ( to serve ). Dan dari Belanda yaitu berasal dari kata administratie yang berarti kegiatan tata usaha ( Sagala, 2006 ).

2. Menurut para tokoh

Jadi, defenisi administrasi yang paling sederhana adalah kerja sama untuk mencapai tujuan ( Kaluge, 2003). Dan menurut Sondang. P Siagian adalah proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Administrasi sebagai bentuk kerja sama merupakan cara manusia untuk memenuhi kebutuhannya. Dalam memenuhi kebutuhannya, manusia senantiasa berusaha mencari cara yang paling efisien dan efektif untuk memenuhi kebutuhannya.

Dari pengertian diatas, dapat diketahui beberapa unsur yang memebentuk administrasi, yaitu : dua manusia atau lebih, tujuan yhang hendak dicapai, tugas-tugas yang harus dilaksanakan, sertga peralatan untuk menyelesaikan tugas (Siagian, 1990).

Dalam setiap kegiatan, tujuan meruupakan elemen terpenting yang mengarahkan kegiatan. Tujuan adalah sesuatu yang akan direalisasikan melalui pelaksanaan kegiatan. Sebagai sesuatu yang harus direalisasikan, setiap bentuk kegiatan akan diarahkan menuju tujuan, tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi kegiatan yang dilakukan (Etzioni, 1982).

Dengan demikian, tujuan sebagai sumber legitimasi berfungsi sebagai bentuk pertanggung jawaban terhadap permasalah yang mungkin timbul dari pelaksanaan kegiatan. Administrasi dalam pengertian lain adalah rangkaian kegiatan bersama kelompok manusia secara sistematis untuk menjalankan roda suatu usaha atau misi organisasi agar dapat terlaksana suatu usaha tujuan tertentu yang telah ditetapkan (Sagala, 2006). Administrasi dalam pengertian ini adalah kegiatan sistematis untuk mewujudkan misi organisasi.

ESENSI ADMINISTRASI

Administrasi pada intinya adalah kerja sama antar manusia karena manusia adalah makhluk yang lemah dan tidak sempurna, sementara pada sisi yang lain manusia mempunyai berbagai macam kebutuhan yang senantiasa menuntut untuk dipenuhi, maka manusia membutuhkan manusia lain untuk bekerja secara bersama-sama dalam memenuhi kebutuhannya.

Bentuk interaksi berupa kerja sama yang paling ideal dalam upaya pemenuhan kebutuhan manusia adalah administrasi. Karena itu, esensi administrasi adalah keteraturan dalam kerja sama atau kerja sama yang teratur (Ali, 2004). Kondisi saling membutuhkan merupakan asal mula terjadinya kerja sama. Dalam kondisi saling membutuhkan manusia akan senantiasa berusaha mencari manusia lain. Dalam kondisi membutuhkan manusia selalu mengikatkan diri dengan manusia lain. Kondisi saling terikat yang ada dilandasi oleh hubungan saling bergantung. Ketergantungan manusia yang satu dengan manusia yang lain yang kemudian menjadi inti kerja sama.

Dalam bekerja sama, manusia mengejar sejumlah tujuan. Tujuan yang ada pada dasarnya merupakan akumulasi dari sejumlah kebutuhan manusia. Kebuutuhan yang ada senantiasa mendesak untuk dipenuhi. Untuk melakukan efisiensi terhadap pemenuhan kebutuhan, manusia menentukan tujuan-tujuan tertentu yang akan dicapai. Tanpa tujuan yang jelas, kerja sama adalah tindakan sia-sia yang menghabiskan waktu dan energi.

Walaupun tindakan yang menurut sebagian orang tidak bertujuan, namun bagi individu bersangkutan tindakannya tetap saja mempunyai tujuan, pada kasus orang melamun misalnya, sebagian besar orang mungkin akan menilai tindakan melamun sebagai tanpa tujuan, tetapi menurut pakar psikologi, melamun adalah pelarian dari keadaan frustasi karena ketidak mampuan mengatasi hambatan dalam upaya pemenuhan kebutuhan.

Bentuk kerja sama dalam administrasi adalah pembagian kerja. Artinya masing-masing pihak yang terlibat dalam kerja sama akan diberikan tugas berupa pekerjaan yang harus diselesaikan. Dengan pembagian tugas, masing-masing pihak yang terlibat dalam kegiatan kerja sama mempunyai pekerjaan yang berbeda-beda. Keragaman aktivitas timbul dari adanya pembagian tugas.



KONSEP DASAR MANAJEMEN

A. DEFENISI MANAJEMEN

Manajemen berasal dari bahasa inggris yaitu management yang mempunyai asal kata to manage yang berarti mengatur. Didalam manajemen, terjadi proses pengaturan terhadap kegiatan mencapai tujuan.

Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memeperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian suatu tujuan melalui kegiatan orang lain (Siagian, 1990). Manajemen menurut defenisi ini adalah merupakan sebuah kemampuan atau keterampilan. Kemampuan tersebut mencakup kemampuan untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, serta pengawasan.

Menurut (siswanto, 2006) mendefinisikan manajemen sebagai seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut (Hasibuan 2005) manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam definisi diatas penulis penyimpulkan bahwa manajemen adalah sebuah kegiatan memadukan semua sumber daya yang ada sehingga tercipta sinergi sumber daya dengan efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mencapai tujuan tertentu. Aktivitas memadukan harusnya merupakan penyesuaian antara karakteristik sumber daya dengan penggunaan sumber daya.

Uraian diatas menyiratkan bahwa manajemen bisa dilihat sebagai sebuah aktivitas. Aktivitas yang ada dimaksudkan untuk memadukan dan mengatur semua sumber daya yang dimiliki organisasi. Pengaturan yang dimaksud dilakukan terhadap sumber daya yang terdiri dari 6 M yaitu man, money, methods, machines, material, dan market (Hasibuan, 2005)

ASPEK PENTING MANAJEMEN

Ada 3 aspek penting manajemen yaitu :

1. Manajemen merupakan suatu bentuk kerja artinya tanpa kita memahami dan menjalankan kerja, kita tidak akan bisa menjalankan manajemen, karena manajemen itu adalah bekerja didalam melalui suatu team atau kelompok orang-orang pekerja.
2. Manajemen merupakan suatu sistem kerja yaitu merupakan serangkaian prosedur-prosedur kerja sama tertentu.
3. Manajemen merupakan fungsi yang harus dijalankan oleh orang yang berfungsi memimpin dan mengendalikan organisasi sebagai suatu sistem kerja sama yang disebut menejer.

TIPE-TIPE MANAJEMEN

1. SEGI TIPE GOLONGAN

• Golongan pimpinan yang terdiri atas orang-orang yang bakat atau kesenangannya adalah menggerakkan atau memimpin orang-orang lain.

• Golongan menengah ( independent ) terdiri atas orang-orang yang perhatiannya dicurahkan kepada ilmu, keahlian, kejujuran, tehnik, dagang, kedokteran, hukum dan lain-lain.

• Golongan bawahan terdiri atas orang-orang yang tidak mampu atau memang tidak senang mengurus dirinya sendiri sehingga kesenangannya adalah mengikuti orang lain sebagai pemimpin mereka.

2. SEGI TIPE LEADERSHIP

• Manajemen Tradisional adalah manajemen yang berjalan karena tradisi, berdasarkan kebiasaan yang dipupuk secara bertahun-tahun dan sering kali secara sistematis.

Manajemen ini mempunyai kelemahan yaitu :

1. Pengembangan lambat sekali, memerlukan waktu bertahaun-tahun dan mungkin sampai puluhan tahun.
2. Penggunaannya terbatas, hanya dapat dipakai dalam menghadapi bidang usaha atau pekerjaan yang terbatas.

• Manajemen Bapak-Isme adalah manajemen yang berjalan karena pandangan dan ketaatan bawahan terhadap manajernya. sebagai bapak sudah sepatutnya atau sepantasnya ditaati dan dituruti kemauannya sebaik-baiknya.

Kelemahannya yaitu :

1. Pengurusan dari pada hal-hal yang zakelijk (tegas) didasarkan atas perasaan, sehingga selalu akan gagal.
2. Penggantian pimpinan sukar, oleh sebab tidak banyak orang yang dapat berperan sebagai bapak.
3. Manajemen semacam itu hanya dapat digunakan dalam lingkungan usaha kecil.
4. Kerja sama atas dasar perasaan, lambat laun akan mengalami keretakan yang tidak dapat diperbaiki dengan menggunakan perasaan.

• Manajemen sistematis adalah jenis manajemen yang terutama digemari oleh para insinyur dan teknisi pada umumnya berjiwa eksakta.

Penyelenggaraan pekerjaan dalam rangka manajemen sistematis ini, termasuk orang-orangnya dan alat-alatnya dipola sebelumnya menurut dari tindakan-tindakan serta gerak dari jumlah- jumlah atau kwalitas kerjanya.

Kelemahannya yaitu :

1. Manajemen seperti ini hanya mungkin untuk pekerjaan-pekerjaan yang dapat diukur dan di kalkulasi secara eksak, kemudian ditata seperti permainan tata letak.
2. Kurang luwas, memerlukan pekerja-pekerja yang dapat bekerja mekanis-rasional, dan terutama sukar guna mengikuti keadaan yang berubah serba cepat.
3. Mempunyai kecenderungan untuk memperlakukan manusia sebagai mesin atau robot.

• Manajemen ilmiah adalah manajemen yang menggunakan ilmu pengetahuan, metode-metode ilmiah didalam menghadapi masalah-masalah, kasus-kasus dan tindakan-tindakan yang perlu diambil.

Mempergunakan metode ilmiah dalam menghadapi masalah atau kasus berarti pada waktu menghadapi masalah atau kasus dan berusaha mencari jawaban atau jalan pemecahan si manajer bersikap obyektif, sistematis, rasional, factual, analitis, dan kritis. Namun dalam pelaksanaan dari keputusan-keputusan nanti barulah ia bersikap sesuai dengan iklim social, psykologis, dan sebagainya.


Hubungan Antara manajemen, Administrasi dan Organisasi

Organisasi pada dasarnya adalah sekumpulan manusia yang mempunyai minat dan kepentingan yang sama. Karena mempunyai minat dan kepentingan yang sama, akhirnya manusia membentuk sebuah kelompok.

Didalam Organisasi, manusia bekerja sama untuk mewujudkan kepentingan. Kepentingan yang ada merupakan sesuatu yang ingin di wujudkan. Karena itu kepentingan yang ada kemudian melahirkan tujuan. Kerja sama didalam kelompok yang terikat secara formal disebut organisasi sedangkan seluruh proses kerja sama disebut administrasi. Lebih jelas lagi Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antar manusia dengan didasari pertimbangan rasional dan moral, untuk mencapai tuijuan bersama. Karena itu kegiatan administrasi terjadi didalam organisasi.

Gambar : Hubungan antara organisasi, administrasi, dan manajemen

(Pidarta, 2004)

Gambar diatas menunjukkan bagaimana hubungan antara organisasi, administrasi, dan manajemen. Organisasi sebagai kelompok orang yang mengikatkan diri secara formal adalah wadah yang menampung kelompok manusia. Didalam kelompok, manusia melakukan administrasi dalam bentuk kerja sama. Dan di dalam administrasi terjadi proses pengaturan. Proses pengaturan inilah disebut dengan manajemen. Manajemen yang ada didalam organisasi biasanya bertingkat dari yang terdepan sampai yanag tertinggi.

Jika disekolah adalah sebuah organisasi, maka didalam sekolah terjadi kegiatan kerja sama administrasi untuk mencapai tujuan pendidikan. Untuk mencapai tujuan pendidikan, kerja sama yang ada harus diatur sehingga semua sumber daya pendidikan bersifat harmonis, dan sinergis. Untuk itu dilakukan kegiatan pengaturan manajemen. Kepala sekolah sebagai manajer tertinggi bertugas menentukan strategi dalam mencapai tujuan pendidikan. Strategi yang ada diterjemahkan menjadi program kerja oleh semua wakil kepala sekolah sebagai manajer madya. Pelaksanaan program kerja dilakukan oleh guru dan segenap pegawai tata usaha dengan pengawasan guru senior yang ditunjuk sebagai pengawas pelaksanaan. Dengan demikian tercipta sebuah sistem organisasi yang terus bergerak mencapai tujuan. Demikianlah hubungan antara organisasi, administrasi, dan manajemen.

PENUTUP

Sebagai kegiatan yang sistematis, setiap elemen yang membentuk organisasi diatas harus berinteraksi dan membentuk satu kesatuan yang integral. Sebuah sistem tidak bisa berfungsi dengan baik jika elemen-elemen yang ada tidak terintegrasi melalui interaksi yang baik. Misalnya, manusia yang ada tidak memiliki kejelasan tentang tujuan yang akan dicapainaya. Tentu hal ini akan menyebabkan kerancuan kegiatan sehingga alih-alih terjadi efektifitas dan efisiensi pencapaian tujuan, malah akan menyebabkan pemborosan dan rintangan dalam pencapaian tujuan. Jika manusia yang ada dalam kegiatan kerja sama tidak menjalankan peran dengan baik, maka hal ini akan menghambat pekerjaan pihak lain yang ada didalam organisasi. Inilah ciri sistemik dalam kegiatan kerja sama yang kita sebut administrasi. Sederhananya administrasi adalah upaya membentuk kerja sama yang sistematis dalam upaya pencapaian tujuan.

Dan untuk mencapai kerja sama yang harmoni dan sinergis, dibutuhkan sistem pengatur yang pada intinya terdiri dari aturan-aturan dan pengatur pihak yang menjalankan dan menegakkan aturan. Aturan berisi sejumlah keharusan dan larangan yang harus di taati dalam hubungan kerja sama. Aturan dalam konteks organisasi, berbentuk kebijakan-kebijakan, penentuan tata kerja, dan tata tertib yang harus dipatuhi oleh anggota organisasi. Sedangkan pengatur merupakan pihak yang bertanggung jawab terhadap tegaknya peraturan.

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, H. Malayu S.P 2005 Manajemen, dasar, pengertian, dan masalah. Jakarta; Bumi Aksara

Pidarta, Mada 2004. Manajemen Pendidikan Indonesia. Jakarta; Rineka Cipta.

Siswanto H.B 2006. Pengantar Manajemen. Jakarta; Bumi Aksara.

Etzioni, Amitai, 1982. Organisasi-Organisasi Modern. Alih bahasa oleh Suryatim. Jakarta; diterbitkan atas kerja sama Universitas Indonesia dan Pustaka Bradjaguna.

Kaludge, Laurens, 2003. Sendi-sendi Manajemen Pendidikan. Surabaya; Unesa University Press.

Siagian, Sondang P, 1990, Filsafat administrasi, Jakarta; Haji Massagung.
http://kumpulanmotivasi2.blogspot.com/

KUMPULAN MAKALAH - Ruang Lingkup Administrasi dan Manajemen

Dalam menunjang kelancaran terjadinya proses belajar-mengajar dalam dunia pendidikan diperlukan sebuah administrasi dan menajemen yang baik sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pendidikan yang diharapkan. Administrasi yang dimaksudkan adalah proses secara keseluruhan yang tujuannnya secara bersama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan tujuan yang lebih baik.

Sedangkan Manajemen yang dimaksudkan yaitu sebuah usaha dalam mengatur dan mengelola baik manejemen sebagi sebuah sistem, proses, fungsi, dan manajemen lainnya.

Antara administrasi dan manajemen merupakan sebuah satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan saling berintegrasi antara satu dengan yang lainnya. Pada saat berbicara tentang administrasi maka diperlukan sebuah manajemen. Begitu juga pada saat berbicara tentang manajemen maka diperlukan sebuah administrasi.

Sehubungan dengan itu, maka dalam kesempatan ini akan dibahas tentang ruang lingkup administrasi dan manajemen secara lebih luas.

BAB II

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

A. Administrasi Sebagai Ilmu dan Seni

Administrasi sebagai ilmu pengetahuan baru berkembang sejak akhir abad yaqng lalu, tetapi adaministrasi sebagai suatu seni atau administrasi dalam prktik, timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia.

Sebagai ilmu pengetahuan admistrasi merupakan suatu penomena masyrakat yang baru, karena baru timbul suatu cabang daripada ilmu-ilmu sosial, termasuk perkrmbangannya di Indonesia. Sekalipun administrasi sebagai ilmmu pengetahuan baru bberkembang di Indinesia, dengan membawa prinsip-prinsip yang universal, akan tetapi dalam praktiknya harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi Indonesia dengan memperhatikan faktor-faktor yang mempunyai pengaruh terhadap perkembangan ilmu adaministrasi sebagai suatu disiplin ilmiah yang berdiri sendiri.

Perkembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan kemampuan administratif, bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta, terutama dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional. Adapun ilmu sosial yang mempunya kaitan erat dengan ilmu administrasi ialah Ilmu Politik, Ilmu Hukum, Ilmu Ekonomi, Sejarah, Ilmu Jiwa, Filosofi, Antropologi, dan Etnologi.

B. Arti Administrasi

Administrasi dalam arti sempit yaitu dari kata administratie (bahasa Belanda), yang meliputi kegiatan ; catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Jadi Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan daripada administarsi yang akan dipelajari.

Administrsi dalam arti luas dari kata administration (bahasa, Inggris), di bawah ini akan dikemukakan beberapa pendapat arti atau definisi dari pada administrasi dalam arti luas, yaitu :

• Menurut Leonard D. White, Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau kecil, dan sebagainya.
• H. A. Simon, dkk, Administrasi sebagai kegiatan dari pada kelomopk yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama.
• William H. Newman, Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama.

Setelah mengetahui beberapa definisi administrasi, maka ciri-ciri administrasi tersebut di atas dapat digolongkan :

a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiiri atas dua orang attau lebih.

b. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut.

c. Adanya kegiatan, prose, usaha.

d. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.

e. Adanya tujuan.

C. Penggolongan Ilmu Administrasi

Aministrasi dapat dibedakan dalam dua golongan, yaitu :

1. Administrasi negara, yaitu kegiatan-kegaiatan atau proses atau usaha di bidang kenegaraan.
2. Administrasi swasta atau niaga, yaitu kegiatan-kegiatan atau proses atau usaha yang diilakukan dibidang swasta.
3. Perbedaan administrasi negara dan administrasi swasta. Di bawah ini dijelaskan ruang lingkup kegiatan anatara administrsi negara dan administrsi swasta.

D. Pengelompokan Bidang Administrasi Dan Teknis-Teknis Fungsional

1. Dalam pelaksanaan tuggas pekerjaan baik oleh pemerintah maupun swasta dalam teorinya dapat dibagi:

a. Bidang administrasi

b. Bidang teknis fungsional.

2. Pada bidang administrasi dapat dikelompokkan :

a. Administasi umum

b. Teknik-teknik penegelolaan

c. Administrasi bidang pembangunan

3. Administrasi Umum

Administrasi umum dapat dibagi :

a. Administrasi negara

b. Administrasi swasta

4. Teknik-teknik penegelolaan

Teknik-teknik penegelolaan diarahkan terhadap kemampuannya dalam pelaksanaan tugas sehari-hari yang menggunakan teknik-teknik tertentu.

5. Aministrasi Bidang Pembangunan

Terdapat beberapa pendapat dalam administrasi bidang pembangunan :

1. Administrasi bidang pembangunan adalah administrasi suatu proyek atau sektor pembangunan
2. Administrasi bidang pembangunan ini dilihat dari proses administrasi bidang pembangunan. Bidang ini meliputi :

• Perumusan kebijaksanaan pembangunan
• Perencanaan dan penyusunan program
• Pelaksanaan rencana dan program pembangunan
• Pengawasan dan pengendalian.

c. Administrasi bidang pembangunan ini dilihat dari pembangunan administrasi atau penyempurnaan administrasi, meliputi ;

• Kelembagaan
• Ketatalaksanaan
• Kepegawaian
• Sarana dan fasilitas kerja.

6. Bidang teknis fungsional, yaitu yang menyangkut bidang teknis sesuai dengan tugas pokok departemen atau instansi yang bersangkutan.

Bidang teknis fungsional yang merupakan substansi teknis dari suatu departemen atau instansi, miasalnya :

• Ilmu kesehatan adalaha substansi teknis dari Departemen kesehatan
• Ilmu pertanian adalah substansi teknis dari departemen pertanian
• Ilmu keuangan adalah substansi teknis dari departemen keunagan
• Ilmu pendidikan dan kebudayaan adalah substansi teknis dari departemen pendidikan dan kebudayaan
• Ilmu perpajakan adalah substansi teknis dari Direktorat Jendral Pajak
• Ilmu Kepegawaan adalah substansi teknis dari Badan Administrasi Kepegawaian Negara
• Ilmu administrasi negara adalah substansi teknis dari Lembaga Administrasi Negara.

7. disamping adanyateknis fungsional masih terdapat adanya teknik murni, yaitu bidang teknik yang masih dikembangkan sebagai ilmu pengetahuan melaui pendidikan adan penelitian. Teknik murni ini beleum menjadi substasi teknis dari suatu departemen atau instansi, tetapi masih dimiliki oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi yang ada. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan sebagai berikut :

• Ilmu Kesehatan atau kedokteran adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas Kedokteran
• Ilmu Pertanian adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas pertanian
• Ilmu Teknik Sipil adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas Teknik (Teknologi).

E. Kecakapan Admnistratif dan Teknis

Di muka sudah dikemukakan bahwa setiap bidang pekerjaan pada prinsipnya dapat dibagi atas administrasi atau manajemen dan teknis. Oleh karena itu pada setiap pemimpin pekerjaan, diperlukan dua macam keterampilan yaitu ;

1. Keterampilan Administratif
2. Keterampilan Teknis.

Henry Fayol, berpendapat bahwa bila seorang pimpinan tingkat bawah akan dipromosikan pada tingkat jabatan yang lebih tinggi maka ia harus menambah (keterampilan administrasi atau manajemen) baik melaui pendidikan penjenjangan ataupun latihan di bidang tersebut.

Dalam pengertian ini berlaku suatu aksioma semakin tinggi kedudukan atau jabatan seseorang di dalam organisasi, semakin banyak memerlukan keterampilan adaministrasi atau manajemen, dan semakin kurang memerlukan keterampilan teknis. Sebaliknya semakin rendah kedudukan atau jabatan seseorang di dalam organisasi, semakin banyak memerlukan keterampilan teknis, dan semakin kurang memerlukan keterampilan adaministrasi atau manajemen.

F. Efisiensi dan Efektifitas

1. Tujuan daripada adaministrasi dan manajemen adalah untuk mencapai hasil secara efektif dan efisien. Dengan kata lain adalah pencapaian tujuan dengan hasil yang berhasil guna (efektif) dan berdaya guna (efisien).

H. Emerson berpendapat bahwa yang dimaksud dengan efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara infut dan output, anatara keuntungan denggan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), yang dimaksud dengan input, ialah semua sumber yaitu sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses produksi barang maupun jasa. Sedangkan yang dimaksud dengan output adalah hasil produksi yang berwujud barang dan jasa.

2. H. Emerson juga mmenjelaskan arti daripada efektifitas,

Yaitu pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Bila sasaran atau tujuan telah tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya adalah efektif. Jadi kalau tuuan atau sasaran itu tidakk selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, pekerjaan itu tidak efektif.

3. Efektifitas didalam pekerjaan pemerintah

Suatu tujuan atau sasaran yang telah tercapai sesuai dengan rencana adalah efektif, tetapi belum tentu efisien. Suatu pekerjaan pemerintah sekalipun tidak efisien dalam arti inpuut atau output, tetapi tercapainya tujuan itu dadalah efektif sebab mempunyai efek atau pengaruh yang besar terhadap kepentingan masyarakat banyak, baik politik, ekonomi, sosial, dan sebagainya.

4. Efisiensi di dalam pekerjaan pemerintah

Suatu hal yanng sukar untuk mengukur efisiensi di dalam pekerjaan pemerintah. Lain halnya di dalam organisasi niaga, pengukuran itu secara relatif tidak begitu sukar, kaerana sesuatu siukur bredasarkan atas keuntungan.

Pendapat lain bahwa efisiensi pada pekerjaan pemerintah dapat dilakukan bila para aparatur pemerintahnya, dapat menterjemahkan kehendak daripada masyarakat di dalam suatu proses pengambilan keputusan dan melaksanakan keputuusan itu di dalam suatu cara yang terbaik.

G. Perbedaan dan kesamaan arti adminitrasi dan manajemen

Setelah kita mengetahui arti daripada administrasi, maka selanjutnya perlu diketahui arti daripada manajemen itu sendiri. Di bawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan arti adminitrasi dan manajemen atau pengunaan artinya saling berkaitan antara dua kata tersebut.

1) Pendapat yang mempersamakan arti dan manajemen

• William H. Newman dalam bukunya jelas-jelas tidak membedakan adminitrasi dengan manajemen. Apa yang dimaksud dengan arti adminitrasi, termasuk pula dalam arti manajemen.
• M. E.Dimock dalam bukunya mengemukakan dua kata itu saling kait mengait, ia memberikan devinisi adminitrasi sebagai berikut : (Adminitrasi atau manajemen) adalah suatu pendekatan yang terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik negara atau swasta.

2) Pendapat yang membedakan arti adminitrasi dan manajemen

• Dalton E. Mc. Farland dalam bukunya manajemen membedakan arti administrasi dan manajemen sebagai berikut : Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan atau mencapai tujuandan pelaksanaan kebijaksanaan.
• Ordway Tead juga tegas-tegas membedakan arti adminitrasi dan manajemen.

BAB III

KESIMPULAN

Dari uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan tentang administasi dan manajemen, diantaranya :

1. Bahwa Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya yang lebih mengarah kepada ketatausahaan.
2. Manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan atau mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.
3. Administrasi dan dan manajemen tidak dapat dipisahkan, hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan, artinya antara administrasi dan manajemen merupakan satu-kesatuan yang tidak bisa dipisahkan.

DAFTAR PUSTAKA

Abdurrahman Arifin, ” Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum” PT. Ictiar Baru, Jakarta 1973.

Djamin, Aaloedin, ”Peranan Administrasi Dalam Pembangunan” PT. Gunung Agung, Jakarta, 1983.

Handayaningrat Soewarno, ”Pengantar Studi Ilmu Administrasi Dan Manajemen” Pt. Gunung Agung, Jakarta, 1985.

http://kumpulanmotivasi2.blogspot.com/