KUMPULAN MAKALAH - Ruang Lingkup Administrasi dan Manajemen

Dalam menunjang kelancaran terjadinya proses belajar-mengajar dalam dunia pendidikan diperlukan sebuah administrasi dan menajemen yang baik sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pendidikan yang diharapkan. Administrasi yang dimaksudkan adalah proses secara keseluruhan yang tujuannnya secara bersama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan tujuan yang lebih baik.

Sedangkan Manajemen yang dimaksudkan yaitu sebuah usaha dalam mengatur dan mengelola baik manejemen sebagi sebuah sistem, proses, fungsi, dan manajemen lainnya.

Antara administrasi dan manajemen merupakan sebuah satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan saling berintegrasi antara satu dengan yang lainnya. Pada saat berbicara tentang administrasi maka diperlukan sebuah manajemen. Begitu juga pada saat berbicara tentang manajemen maka diperlukan sebuah administrasi.

Sehubungan dengan itu, maka dalam kesempatan ini akan dibahas tentang ruang lingkup administrasi dan manajemen secara lebih luas.

BAB II

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

A. Administrasi Sebagai Ilmu dan Seni

Administrasi sebagai ilmu pengetahuan baru berkembang sejak akhir abad yaqng lalu, tetapi adaministrasi sebagai suatu seni atau administrasi dalam prktik, timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia.

Sebagai ilmu pengetahuan admistrasi merupakan suatu penomena masyrakat yang baru, karena baru timbul suatu cabang daripada ilmu-ilmu sosial, termasuk perkrmbangannya di Indonesia. Sekalipun administrasi sebagai ilmmu pengetahuan baru bberkembang di Indinesia, dengan membawa prinsip-prinsip yang universal, akan tetapi dalam praktiknya harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi Indonesia dengan memperhatikan faktor-faktor yang mempunyai pengaruh terhadap perkembangan ilmu adaministrasi sebagai suatu disiplin ilmiah yang berdiri sendiri.

Perkembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan kemampuan administratif, bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta, terutama dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional. Adapun ilmu sosial yang mempunya kaitan erat dengan ilmu administrasi ialah Ilmu Politik, Ilmu Hukum, Ilmu Ekonomi, Sejarah, Ilmu Jiwa, Filosofi, Antropologi, dan Etnologi.

B. Arti Administrasi

Administrasi dalam arti sempit yaitu dari kata administratie (bahasa Belanda), yang meliputi kegiatan ; catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Jadi Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan daripada administarsi yang akan dipelajari.

Administrsi dalam arti luas dari kata administration (bahasa, Inggris), di bawah ini akan dikemukakan beberapa pendapat arti atau definisi dari pada administrasi dalam arti luas, yaitu :

• Menurut Leonard D. White, Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau kecil, dan sebagainya.
• H. A. Simon, dkk, Administrasi sebagai kegiatan dari pada kelomopk yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama.
• William H. Newman, Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama.

Setelah mengetahui beberapa definisi administrasi, maka ciri-ciri administrasi tersebut di atas dapat digolongkan :

a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiiri atas dua orang attau lebih.

b. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut.

c. Adanya kegiatan, prose, usaha.

d. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.

e. Adanya tujuan.

C. Penggolongan Ilmu Administrasi

Aministrasi dapat dibedakan dalam dua golongan, yaitu :

1. Administrasi negara, yaitu kegiatan-kegaiatan atau proses atau usaha di bidang kenegaraan.
2. Administrasi swasta atau niaga, yaitu kegiatan-kegiatan atau proses atau usaha yang diilakukan dibidang swasta.
3. Perbedaan administrasi negara dan administrasi swasta. Di bawah ini dijelaskan ruang lingkup kegiatan anatara administrsi negara dan administrsi swasta.

D. Pengelompokan Bidang Administrasi Dan Teknis-Teknis Fungsional

1. Dalam pelaksanaan tuggas pekerjaan baik oleh pemerintah maupun swasta dalam teorinya dapat dibagi:

a. Bidang administrasi

b. Bidang teknis fungsional.

2. Pada bidang administrasi dapat dikelompokkan :

a. Administasi umum

b. Teknik-teknik penegelolaan

c. Administrasi bidang pembangunan

3. Administrasi Umum

Administrasi umum dapat dibagi :

a. Administrasi negara

b. Administrasi swasta

4. Teknik-teknik penegelolaan

Teknik-teknik penegelolaan diarahkan terhadap kemampuannya dalam pelaksanaan tugas sehari-hari yang menggunakan teknik-teknik tertentu.

5. Aministrasi Bidang Pembangunan

Terdapat beberapa pendapat dalam administrasi bidang pembangunan :

1. Administrasi bidang pembangunan adalah administrasi suatu proyek atau sektor pembangunan
2. Administrasi bidang pembangunan ini dilihat dari proses administrasi bidang pembangunan. Bidang ini meliputi :

• Perumusan kebijaksanaan pembangunan
• Perencanaan dan penyusunan program
• Pelaksanaan rencana dan program pembangunan
• Pengawasan dan pengendalian.

c. Administrasi bidang pembangunan ini dilihat dari pembangunan administrasi atau penyempurnaan administrasi, meliputi ;

• Kelembagaan
• Ketatalaksanaan
• Kepegawaian
• Sarana dan fasilitas kerja.

6. Bidang teknis fungsional, yaitu yang menyangkut bidang teknis sesuai dengan tugas pokok departemen atau instansi yang bersangkutan.

Bidang teknis fungsional yang merupakan substansi teknis dari suatu departemen atau instansi, miasalnya :

• Ilmu kesehatan adalaha substansi teknis dari Departemen kesehatan
• Ilmu pertanian adalah substansi teknis dari departemen pertanian
• Ilmu keuangan adalah substansi teknis dari departemen keunagan
• Ilmu pendidikan dan kebudayaan adalah substansi teknis dari departemen pendidikan dan kebudayaan
• Ilmu perpajakan adalah substansi teknis dari Direktorat Jendral Pajak
• Ilmu Kepegawaan adalah substansi teknis dari Badan Administrasi Kepegawaian Negara
• Ilmu administrasi negara adalah substansi teknis dari Lembaga Administrasi Negara.

7. disamping adanyateknis fungsional masih terdapat adanya teknik murni, yaitu bidang teknik yang masih dikembangkan sebagai ilmu pengetahuan melaui pendidikan adan penelitian. Teknik murni ini beleum menjadi substasi teknis dari suatu departemen atau instansi, tetapi masih dimiliki oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi yang ada. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan sebagai berikut :

• Ilmu Kesehatan atau kedokteran adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas Kedokteran
• Ilmu Pertanian adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas pertanian
• Ilmu Teknik Sipil adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas Teknik (Teknologi).

E. Kecakapan Admnistratif dan Teknis

Di muka sudah dikemukakan bahwa setiap bidang pekerjaan pada prinsipnya dapat dibagi atas administrasi atau manajemen dan teknis. Oleh karena itu pada setiap pemimpin pekerjaan, diperlukan dua macam keterampilan yaitu ;

1. Keterampilan Administratif
2. Keterampilan Teknis.

Henry Fayol, berpendapat bahwa bila seorang pimpinan tingkat bawah akan dipromosikan pada tingkat jabatan yang lebih tinggi maka ia harus menambah (keterampilan administrasi atau manajemen) baik melaui pendidikan penjenjangan ataupun latihan di bidang tersebut.

Dalam pengertian ini berlaku suatu aksioma semakin tinggi kedudukan atau jabatan seseorang di dalam organisasi, semakin banyak memerlukan keterampilan adaministrasi atau manajemen, dan semakin kurang memerlukan keterampilan teknis. Sebaliknya semakin rendah kedudukan atau jabatan seseorang di dalam organisasi, semakin banyak memerlukan keterampilan teknis, dan semakin kurang memerlukan keterampilan adaministrasi atau manajemen.

F. Efisiensi dan Efektifitas

1. Tujuan daripada adaministrasi dan manajemen adalah untuk mencapai hasil secara efektif dan efisien. Dengan kata lain adalah pencapaian tujuan dengan hasil yang berhasil guna (efektif) dan berdaya guna (efisien).

H. Emerson berpendapat bahwa yang dimaksud dengan efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara infut dan output, anatara keuntungan denggan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), yang dimaksud dengan input, ialah semua sumber yaitu sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses produksi barang maupun jasa. Sedangkan yang dimaksud dengan output adalah hasil produksi yang berwujud barang dan jasa.

2. H. Emerson juga mmenjelaskan arti daripada efektifitas,

Yaitu pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Bila sasaran atau tujuan telah tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya adalah efektif. Jadi kalau tuuan atau sasaran itu tidakk selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, pekerjaan itu tidak efektif.

3. Efektifitas didalam pekerjaan pemerintah

Suatu tujuan atau sasaran yang telah tercapai sesuai dengan rencana adalah efektif, tetapi belum tentu efisien. Suatu pekerjaan pemerintah sekalipun tidak efisien dalam arti inpuut atau output, tetapi tercapainya tujuan itu dadalah efektif sebab mempunyai efek atau pengaruh yang besar terhadap kepentingan masyarakat banyak, baik politik, ekonomi, sosial, dan sebagainya.

4. Efisiensi di dalam pekerjaan pemerintah

Suatu hal yanng sukar untuk mengukur efisiensi di dalam pekerjaan pemerintah. Lain halnya di dalam organisasi niaga, pengukuran itu secara relatif tidak begitu sukar, kaerana sesuatu siukur bredasarkan atas keuntungan.

Pendapat lain bahwa efisiensi pada pekerjaan pemerintah dapat dilakukan bila para aparatur pemerintahnya, dapat menterjemahkan kehendak daripada masyarakat di dalam suatu proses pengambilan keputusan dan melaksanakan keputuusan itu di dalam suatu cara yang terbaik.

G. Perbedaan dan kesamaan arti adminitrasi dan manajemen

Setelah kita mengetahui arti daripada administrasi, maka selanjutnya perlu diketahui arti daripada manajemen itu sendiri. Di bawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan arti adminitrasi dan manajemen atau pengunaan artinya saling berkaitan antara dua kata tersebut.

1) Pendapat yang mempersamakan arti dan manajemen

• William H. Newman dalam bukunya jelas-jelas tidak membedakan adminitrasi dengan manajemen. Apa yang dimaksud dengan arti adminitrasi, termasuk pula dalam arti manajemen.
• M. E.Dimock dalam bukunya mengemukakan dua kata itu saling kait mengait, ia memberikan devinisi adminitrasi sebagai berikut : (Adminitrasi atau manajemen) adalah suatu pendekatan yang terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik negara atau swasta.

2) Pendapat yang membedakan arti adminitrasi dan manajemen

• Dalton E. Mc. Farland dalam bukunya manajemen membedakan arti administrasi dan manajemen sebagai berikut : Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan atau mencapai tujuandan pelaksanaan kebijaksanaan.
• Ordway Tead juga tegas-tegas membedakan arti adminitrasi dan manajemen.

BAB III

KESIMPULAN

Dari uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan tentang administasi dan manajemen, diantaranya :

1. Bahwa Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya yang lebih mengarah kepada ketatausahaan.
2. Manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan atau mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.
3. Administrasi dan dan manajemen tidak dapat dipisahkan, hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan, artinya antara administrasi dan manajemen merupakan satu-kesatuan yang tidak bisa dipisahkan.

DAFTAR PUSTAKA

Abdurrahman Arifin, ” Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum” PT. Ictiar Baru, Jakarta 1973.

Djamin, Aaloedin, ”Peranan Administrasi Dalam Pembangunan” PT. Gunung Agung, Jakarta, 1983.

Handayaningrat Soewarno, ”Pengantar Studi Ilmu Administrasi Dan Manajemen” Pt. Gunung Agung, Jakarta, 1985.

http://kumpulanmotivasi2.blogspot.com/